Strateginen kilpailuttaminen

Organisaation ulkopuolelta ostettavien tuotteiden ja palveluiden osuus on suomalaisissa organisaatiossa tyypillisesti noin 70% liikevaihdosta. Organisaatiot, jotka johtavat hankintaa ammattimaisesti toimivat kannattavammin, tehokkaammin ja käytävät pääomaa optimaalisemmin kuin kilpailijansa

Kilpailuttaminen ja toimittajavalinta on yksi kolmesta hankinnan perustehtävästä. Jotta hankinta hyödyttää organisaatiota parhaalla mahdollisella tavalla, jokainen perustehtävä pitää hoitaa ammattimaisesti

• Hankinnan suunnittelu ja johtaminen

• Kilpailuttaminen ja toimittajavalinta

• Toimittajien ja sopimuksien johtaminen

Kilpailuttamisella ja hankintaosaamisella on suora vaikutus organisaation menestykseen.

Strateginen kilpailuttaminen -koulutuksen kuvaus

Koulutus antaa osallistujille kyvyn kehittää kilpailuttamista tarvelähtöisesti ja ammattimaisesti sekä valmiuden ottaa organisaatiota eniten hyödyttävät kehitysideat käyttöön.

• Koulutuksen 1. päivän aikana käsitellään kilpailuttamista eri näkökulmista: mm. organisaation ja hankinnan tavoitteiden, hankintaosaamisen, kilpailuttamisen suunnittelun ja kilpailutusprosessin näkökulmista.

• Koulutuksen 2. päivän aikana käydään ammattimaisen kilpailutuksen prosessin keskeiset vaiheet lävitse vaatimusmäärittelystä kilpailuttamiseen ja toimittajavalinnasta sopimuksen käyttöönottoon.

Koulutus on luonteeltaan keskusteleva ja vuorovaikutteinen; osallistujat vastaavat koulutuksen ryhmätehtävissä kilpailuttamisen kehittämisen tärkeimpiin kysymyksiin ja tätä kautta tunnistavat sekä oman osaamisensa ja organisaationsa kilpailuttamisen kehityskohteita.

Koulutus tarjoaa osallistujille ja organisaatioille mm. seuraavat hyödyt

• Saat kokonaiskuvan kilpailuttamisesta, sen roolista organisaatiossasi ja tunnistat ammattimaisen kilpailuttamisen hyödyt

• Opit suunnittelemaan kilpailutuksia siten, että kilpailuttaminen tehdään organisaation tavoitteiden mukaan suunnitellusti ja toimittajamarkkinoita tehokkaasti hyödyntäen

• Tunnistat vastauksia kilpailuttamisen tärkeisiin kysymyksiin: millaisia toimittajien haemme, millainen on hyvä tarjouspyyntö, mitä asioita pitää ottaa huomioon hankintapäätöstä tehtäessä ja miten vien päätöksen osaksi päivittäistä työtä?

• Opit muiden osallistujien kokemuksista, koska teet kaiken tämän yhdessä muiden osallistujien ja kouluttajan kanssa.

• Saat koulutuksesta ja ryhmätehtävien tuotoksista valmiuksia ja konkreettisen työkalupakin kilpailuttamisen kehittämiseen omassa organisaatiossasi.

Koulutuksen kohderyhmä

Koulutus on tarkoitettu sekä hankinnan ammattilaisille että muiden toimintojen edustajille ja asiantuntijoille, jotka tehtävässään osallistuvat hankintapäätöksien tarvemäärittelyyn, kilpailutuksien valmisteluun, hankintapäätöksiin tai niiden käyttöönottoon.

Tyypillisen hankintatehtävissä olevan osallistujan tehtävänimike on hankinta- tai kategoriapäällikkö, hankinnan kehitys- tai projektipäällikkö, hankinta-asiantuntija, hankintaspesialisti- tai koordinaattori. Muista toiminnoista tulevat osallistujat toimivat useimmiten asiantuntijan tai keskijohdon tehtävissä ja toimittajien kanssa tehtävä yhteistyö on heidän roolinsa tärkeä osa.

Koulutus ei edellytä ennakko-osaamista tai -valmistautumista: koulutuksessa rakentuu yhdessä kouluttajan ja muiden osallistujien kanssa kilpailuttamisen kokonaiskuva, jota syvennetään riittävän tarkalle tasolle koulutuspäivien aikana.

1. päivä

8.30 Tervetuloa!

8.55 Hyvää huomenta etäosallistujat! Sisäänkirjautuminen koulutukseen

9.00–10.30 Hankinnan merkitys organisaatiolle ja hankintaprosessi – mitä hyötyä kilpailuttamista on?

• Ammattimaisen hankinnan tunnusmerkit ja kilpailuttaminen hankinnan elinkaaren osana

• Hankinnan kypsyysmalli ja prosessit

• Ryhmätehtävä: Miksi kilpailuttaminen on tärkeää?

10.30–10.45 Kahvitauko

10.45–12.00 Kilpailuttamisen onnistumistekijät – näissä pitää olla hyvä!

• Suunnan ja tavoitteiden ymmärtäminen

• Toimittajamarkkinoiden tunteminen

• Ryhmätehtävä: Millainen on hyvä kilpailutus?

12.00–13.00 Lounastauko

13.00–14.30 Kilpailuttamisen ammattimaisen suunnittelun vaiheet

• Hankinta-alueiden luokittelu ja ostotekniikan valinta

• Kilpailutuskalenteri, kilpailuttamisen johtaminen projektisalkkuna ja muita koeteltuja käytänteitä

• Ryhmätehtävä: Mitkä ovat kilpailutuksien suunnitteluvaiheen tärkeimmät tehtävät?

14.30–14.45 Kahvitauko

14.45–15.30 Kilpailutusprosessi ja sen erityispiirteitä

• Kilpailutusprosessin vaiheet

• Palveluiden ostamisen eri vaihtoehdot

• Prosessin virtaviivaistaminen ja automatisointi

15.30 Yhteenveto päivästä

16.00 Ensimmäinen koulutuspäivä päättyy

2. päivä

8.30 Tervetuloa!

8.55 Hyvää huomenta etäosallistujat! Sisäänkirjautuminen koulutukseen

9.00–10.30 Kilpailuttamisen perusta on tarpeiden ymmärtäminen ja osuva vaatimusmäärittely

• Tarpeiden syntyminen eri toimintaympäristöissä

• Tarvemäärittelyn business case

• Tehtävä: Millaisia toimittajia haemme?

10.30–10.45 Kahvitauko

10.45–12.00 Tarjouspyyntö kuvaa riittävän hyvin sitä, mitä tarvitaan

• Tarjouspyyntövaihtoehtoja

• Hyvän tarjouspyynnön rakenne

• Tehtävä: Mitkä ovat hyvän tarjouspyynnön keskeiset osat (tarjouspyyntörunko)?

12.00–13.00 Lounastauko

13.00–14.30 Toimittajavalinta huipentuu hankintapäätökseen

• Tarjouksien ja toimittajien vertailu

• Sopimusneuvottelut, sopimuksen sisältö, päätös ja sen dokumentointi

• Tehtävä: Mitä asioita pitää ottaa huomioon hankintapäätöstä tehtäessä?

14.30–14.45 Kahvitauko

14.45–15.30 Kilpailuttamisen tavoitehyödyt toteutuvat vasta sopimuksen käyttöönoton jälkeen

• Muutoksen läpivienti ja toimittajan sisäänajo

• Toimittajan ja sopimuksen seuranta ja mittaaminen

• Tehtävä: Kilpailuttamisen pelisääntöjen kuvaaminen

15.30 Yhteenveto päivästä

16.00 Kiitos! Koulutus päättyy

Koulutus järjestetään yhteistyössä Profession kanssa. Lisätiedot, aikataulu ja hinta Professiolta.